České Budějovice

GDPR

Informační memorandum ke zpracování osobních údajů

Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše mateřská škola řídí, a které přijala za účelem zajištění souladu s nařízením parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je na území ČR účinné od 25. 5. 2018 a to zejména a s přihlédnutím k čl. 13 Nařízení.

Naše mateřská škola podnikla veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle Metodiky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, s jehož detailním zněním se můžete seznámit na http://www.msmt.cz/file/44592/

Kontaktní údaje správce osobních údajů

Název právnické osoby dle Zřizovací listiny: KinderGarten One – Mateřská škola, s.r.o.

Adresa sídla právnické osoby: F. A. Gerstnera 1735/2, České Budějovice 370 01 

IČ: 284 31 600

Telefonické spojení: 73 011 22 99

Oficiální e-mail právnické osoby: cb@kindergarten.cz

ID datové schránky: vpd7bs

Jméno, příjmení ředitelky: Zuzana Šťastná

Kontaktní údaje pověřence osobních údajů
Jméno a příjmení: Michaela Meškanová

Většinu osobních údajů zpracováváme za účelem splnění zákonem předepsaných povinností, zejména podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád v platném znění, zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. V případě, že provádíme zpracování, jehož účelem není splnění zákonem předepsaných povinností, plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu, jedná se o zpracování osobních údajů, ke kterému od Vás potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů(zaměstnanců, dětí, resp. jejich zákonných zástupců). V takovém případě se jedná o zpracování zejména osobních údajů o podobě dětí (fotografie a videa) či zpracování základních identifikačních údajů dětí pro účely hlášení na soutěže, mimoškolní aktivity, výlety, exkurze nebo sportovní akce atd. Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat či využít další práva, která jsou přesně v písemném souhlasu popsána.

Zájemcům o přijetí k předškolnímu vzdělávání tímto sdělujeme, že požadované údaje o dítěti, jeho zákonném zástupci, bydlišti a další identifikační údaje jsou uloženy výše uvedenými zákony. Pokud má správce přijmout dítě k předškolnímu vzdělávání, musí mu zákonný zástupce sdělit identifikační údaje dítěte a své osobní údaje, které jsou nezbytné k uzavření platné smlouvy o předškolním vzdělávání.
V opačném případě správce nemůže dítě přijmout k předškolnímu vzdělávání.

Zájemcům o zaměstnání tímto sdělujeme, že pokud zašlou písemnou žádost o přijetí do pracovního poměru, žádost musí být odeslána výhradně na výše uvedený e-mail nebo adresu správce a jeho odesláním byl vyjádřen souhlas se zpracováním zájemcem uvedených údajů a jejich uchováním po dobu max. 6 měsíců pro případný pozdější kontakt.

Mateřská škola přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů jak v jejich fyzické, tak elektronické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení interních pravidel pro práci s danými informačními systémy, zajištění, aby tyto osoby měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zamezení neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových práv, šifrování, vypracování dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zvýšení bezpečnosti instalací zámků, nákupem zamykacích skříněk apod.

Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci činnosti naší mateřské školy přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji.

Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, pojišťovny, orgány finanční správy apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například vedení účetnictví nebo správu informačních technologií (IT, matriky apod.). Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR v rámci povinností zpracovatele dle požadavku čl. 28 Nařízení.

Doba zpracování a uchovávání osobních údajů je stanovena zpravidla legislativními požadavky nebo v případě souhlasů je po dobu docházky do mateřské školy, následné dva roky (jedná se o fotografie na webových stránkách) nebo do jeho odvolání.

Mateřská škola má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoli dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod a ve spolupráci s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů provádíme příslušná hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Právo na přístup k Vašim osobním údajům nebo osobním údajům Vašich dětí. 
a) Máte právo požádat správce, aby Vám sdělil, zda zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.

b) Máte právo požádat správce o přístup ke zpracovávaným osobním údajům a o informace o zpracování těchto údajů.

c) Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.

Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do dokumentace, ve které se zpracovávají Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte.

Pokud o to požádáte, správce Vás bude informovat o 
- účelech zpracování, 
- kategoriích zpracovávaných osobních údajů, 
- kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, 
- době, po kterou budou osobní údaje u správce uloženy, 
- o právu požádat o opravu, výmaz, omezení zpracování osobních údajů, právu vznést 
námitku proti zpracování
- právu podat stížnost u dozorového úřadu.

Jak správce poskytne informace? V jaké formě? 
- písemně (do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce)
- ve vhodných případech v elektronické formě po prokázání identity, 
- ústně, pokud o to požádáte a bude prokázána Vaše totožnost, přičemž žádné údaje a informace nelze podat telefonicky

Právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Máte právo požádat o opravu nepřesných údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.

Právo na výmaz některých osobních údajů (právo „být zapomenut“). Obecně platí, že máte právo požádat správce o to, aby zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, správce nevymaže osobní údaje, i když o to požádáte. 
Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje v jakém rozsahu vymazal.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení zpracování osobních údajů a uvedete důvod Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce ukládá, avšak jinak nesmí dále zpracovávat (až na některé výjimky).
Ve kterých případech máte právo, aby správce omezil zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte? 
a) Pokud podle Vašeho tvrzení Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašeho dítěte nejsou přesné.

b) Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte protiprávní. Vy však místo výmazu osobních údajů žádáte o omezení zpracování osobních údajů.

c) Pokud již správce osobní údaje nepotřebuje zpracovávat. Vy však požadujete, aby osobní údaje byly omezeny, protože je to nutné pro určení, výkon a obhajobu Vašich právních nároků.

d) Pokud správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů. 
Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje omezil.

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. V souvislosti se správním řízením máte právo vznést námitku, protože správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení). 

Jaké je Vaše právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů? Pokud v rámci přijetí Vašeho dítěte k předškolnímu vzdělávání udělujete souhlas se zpracováním některých osobních údajů (email, telefonní číslo), pak máte právo kdykoli souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. To znamená, že zpracování osobních údajů do odvolání souhlasu je legální. Stejná pravidla platí pro odvolání souhlasů zejména pro fotografování, zveřejnění fotografií, prací žáků apod.

Vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu. Máte právo podat stížnost na naší organizaci, kterou budeme řešit v součinnosti s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad na ochranu osobních údajů.

V Českých Budějovicích, dne 24.5.2018

Zuzana Šťastná
ředitelka MŠ 
KinderGarten One – Mateřská škola, s.r.o.